Guida ufficiale
Documentazione di PDF Manager Cloud
Tutto quello che ti serve per padroneggiare la piattaforma: ogni funzione, ogni comando e ogni scorciatoia, spiegati passo dopo passo. Usa il menu laterale per saltare direttamente alla sezione che ti interessa.
Introduzione
PDF Manager Cloud è una suite documentale completa che gira interamente sul tuo server. Ti permette di archiviare, creare, convertire, firmare digitalmente e interrogare con l'intelligenza artificiale i tuoi documenti PDF — il tutto on-premise, senza che alcun dato lasci la tua infrastruttura.
La piattaforma è organizzata attorno a una dashboard centrale da cui si raggiungono tutti gli strumenti. Ogni file caricato viene cifrato con AES-256-GCM e l'accesso è protetto da autenticazione a due fattori.
Cosa puoi fare
📁Archiviare
Carica i PDF e organizzali in cartelle e sottocartelle, con cestino e ricerca.
📝Creare
Scrivi documenti con l'editor WYSIWYG o costruisci fogli di calcolo.
🔄Convertire
Trasforma file Word, Excel e PowerPoint in PDF con un clic.
✍️Firmare
Apponi firme digitali conformi con certificati X.509 / PKCS#12.
🤖Interrogare
Chiedi a Friday, l'AI integrata, di analizzare i tuoi documenti.
📧Condividere
Invia i PDF via email e chatta in tempo reale con gli altri utenti.
Questa guida segue lo stesso ordine in cui useresti la piattaforma: prima l'accesso, poi la dashboard e infine i singoli strumenti.
Accesso e Account
PDF Manager Cloud è una piattaforma dedicata alle aziende: non è prevista alcuna registrazione autonoma. Gli account vengono creati esclusivamente tramite invito da parte dell'amministratore di PDF Manager, che può inviare inviti per tutte le aziende configurate all'interno della piattaforma.
Accedere alla piattaforma
Nella pagina di login /login inserisci username e password. Se hai dimenticato la password, usa il link «Reimposta password»: ti verrà chiesto l'indirizzo email associato all'account e riceverai le istruzioni di recupero.
Account su invito
L'unico modo per ottenere un account è ricevere un invito dall'amministratore. L'invito è sempre associato a una delle aziende registrate in PDF Manager Cloud: l'amministratore può creare nuovi account per qualsiasi azienda configurata sulla piattaforma.
- L'amministratore ti invita indicando i tuoi dati e l'azienda di appartenenza.
- Ricevi l'email di attivazione contenente un link che apre la pagina
/loginactivation. - Attiva l'account scegliendo il tuo username e una password sicura.
- Effettua il primo accesso dalla pagina di login: l'account è pronto all'uso.
L'username proposto segue di norma il formato iniziale.cognome.
La password monouso generata durante l'invito serve solo per la primissima attivazione: scegline sempre una personale al primo accesso.
Hai bisogno di un accesso? Rivolgiti all'amministratore di PDF Manager Cloud della tua azienda: solo lui può creare il tuo account. La gestione degli inviti è descritta nella sezione Pannello di Amministrazione.
Autenticazione a due fattori (2FA)
PDF Manager Cloud supporta l'autenticazione a due fattori basata su standard TOTP (codici temporanei a 6 cifre), compatibile con app come Google Authenticator, Microsoft Authenticator o Authy.
Prima configurazione
- Apri la pagina di configurazione il sistema mostra un codice QR (
/configure-2fa). - Inquadra il QR con la tua app authenticator che genererà i codici a 6 cifre.
- Inserisci il primo codice di verifica per confermare l'abbinamento.
Accesso con 2FA attivo
Dopo aver inserito username e password, ti verrà chiesto il codice a 6 cifre mostrato in quel momento dall'app (pagina /verify-2fa). Il codice cambia ogni 30 secondi.
L'attivazione del 2FA può essere gestita a livello globale o per singolo utente dall'amministratore.
La Dashboard
La dashboard /dashboard è la schermata principale dell'applicazione. Da qui raggiungi ogni strumento attraverso sette riquadri e un menu utente.
I sette strumenti
| Riquadro | Cosa fa |
|---|---|
| 🔄 Converti in PDF | Apre la finestra per caricare un file Office e convertirlo. |
| 📁 PDF non firmati | Apre l'archivio dei documenti PDF normali. |
| ✅ PDF firmati | Apre l'archivio dei documenti già firmati digitalmente. |
| 🗂️ Organizza PDF | Apre il pannello avanzato di gestione cartelle (in una nuova scheda). |
| 📝 Crea PDF | Apre l'editor di testo WYSIWYG (in una nuova scheda). |
| 📊 Foglio di Calcolo | Apre l'editor di fogli di calcolo (in una nuova scheda). |
| 🗑️ Cestino | Apre il cestino con i documenti eliminati di recente. |
Il menu utente
Dal menu (icona in alto) hai accesso rapido a:
- Friday AI — apre l'assistente intelligente.
- Chat — apre la chat in tempo reale tra utenti.
- Reset Password — modifica la tua password.
- Backup Dati — genera una copia di sicurezza dei tuoi documenti.
- Esci — chiude la sessione in modo sicuro.
Cliccando sulla tua foto profilo accedi inoltre al pannello del profilo.
Archivio e Cartelle
L'archivio è il cuore della piattaforma. Ogni utente dispone di due spazi separati: PDF non firmati e PDF firmati, ciascuno organizzabile in cartelle e sottocartelle.
Caricare un PDF
Usa il pulsante di upload: il file viene cifrato sul server e salvato nella cartella corrente. Puoi caricare uno o più file alla volta.
Lavorare con le cartelle
- Crea cartella — organizza i documenti per progetto o argomento.
- Cartelle PDF firmati — gli archivi firmati hanno cartelle dedicate.
- Elimina cartella — rimuove una cartella e il suo contenuto.
Operazioni sui documenti
Dentro un archivio puoi selezionare uno o più PDF (con i pulsanti Seleziona tutti / Deseleziona tutti) e poi:
| Comando | Effetto |
|---|---|
| Visualizza | Apre il PDF in anteprima; il file viene decifrato al volo per lo streaming. |
| Scarica selezionati | Scarica i documenti scelti; selezioni multiple vengono raccolte in un archivio ZIP. |
| Sposta selezionati | Trasferisce i PDF in un'altra cartella senza ri-cifrarli. |
| Condividi | Invia i PDF selezionati via email (vedi Condivisione). |
| Elimina selezionati | Sposta i documenti nel cestino. |
| Ordina tabella | Ordina per nome o data, in ordine crescente o decrescente. |
Quando sposti un PDF già cifrato, il blob viene trasferito intatto: nessuna ri-cifratura, quindi l'operazione è immediata anche su file grandi.
Il Cestino
Quando elimini un documento, questo non viene cancellato subito ma spostato nel cestino, dove resta recuperabile.
- Ripristina — riporta il documento nel suo archivio.
- Elimina definitivamente — cancella in modo irreversibile un singolo file.
- Svuota cestino — rimuove definitivamente tutti gli elementi.
L'eliminazione definitiva e lo svuotamento del cestino non sono annullabili. Verifica sempre la selezione prima di confermare.
Conversione Office → PDF
La funzione Converti in PDF trasforma documenti Word, Excel e PowerPoint in PDF utilizzando LibreOffice in modalità headless lato server.
- Apri «Converti in PDF» dal riquadro della dashboard.
- Seleziona il file Office da caricare.
- Avvia la conversione il server elabora il documento.
- Trova il PDF nel tuo archivio già salvato e cifrato.
Il documento convertito viene salvato direttamente nell'archivio dei PDF non firmati, pronto per essere firmato, condiviso o analizzato con Friday.
Crea PDF (Editor di testo)
Lo strumento Crea PDF /create-pdf è un editor di testo WYSIWYG. Scrivi il documento con formattazione ricca e il contenuto viene convertito in un PDF in formato A4 tramite LibreOffice, garantendo un rendering fedele.
Barra degli strumenti
L'editor mette a disposizione una barra completa di comandi:
| Gruppo | Comandi disponibili |
|---|---|
| Cronologia | Annulla (Ctrl+Z), Ripeti (Ctrl+Y). |
| Carattere | Famiglia del carattere, dimensione, interlinea. |
| Stile testo | Grassetto, Corsivo, Sottolineato, Barrato, Apice, Pedice. |
| Colori | Colore del testo e colore di evidenziazione (sfondo). |
| Paragrafo | Titoli H1/H2/H3, paragrafo, ulteriori stili, rimozione formattazione. |
| Allineamento | Sinistra, centrato, destra, giustificato. |
| Elenchi | Elenco puntato, elenco numerato, aumenta/diminuisci rientro. |
| Inserimento | Immagini (con upload) e tabelle. |
Immagini nel documento
Puoi caricare immagini e, una volta inserite, ridimensionarle, allinearle e riposizionarle direttamente nel testo.
Generare il PDF
Assegna un titolo al documento e usa il comando di generazione: il file finale viene prodotto in A4 e reso disponibile nel tuo archivio.
Foglio di Calcolo
L'editor Foglio di Calcolo /create-sheet è basato su LuckySheet e permette di creare fogli di calcolo completi direttamente nel browser.
Comandi principali
| Gruppo | Comandi disponibili |
|---|---|
| File | Salva, Reset (azzera), Esporta in XLSX. |
| Cronologia | Annulla (Ctrl+Z), Ripeti (Ctrl+Y). |
| Carattere | Tipo, dimensione, Grassetto, Corsivo, Sottolineato, Barrato, Apice, Pedice. |
| Colori | Colore del testo e colore di sfondo della cella. |
| Bordi | Tutti i bordi, bordo esterno, nessun bordo e opzioni avanzate. |
| Allineamento | Orizzontale (sinistra/centro/destra/giustifica) e verticale (alto/centro/basso), a capo automatico. |
| Righe e colonne | Inserisci/elimina righe e colonne, larghezza/altezza, blocca righe-colonne. |
Importazione ed esportazione
- Importa XLSX — carica un foglio Excel esistente per modificarlo.
- Salva — conserva il foglio in formato editabile per riprenderlo dopo.
- Esporta XLSX — scarica il foglio come file Excel.
- Esporta PDF — genera una versione PDF del foglio.
Il foglio supporta formule, celle colorate, bordi e unione di celle, proprio come un foglio di calcolo desktop.
Firma Digitale dei PDF
PDF Manager Cloud consente di apporre firme digitali conformi sui tuoi PDF, usando certificati X.509 / PKCS#12. La firma è prodotta secondo lo standard CAdES / PKCS#7.
Preparare il certificato
Prima di firmare devi disporre di un certificato. Hai due possibilità:
- Carica un certificato esistente — fornisci il file del certificato e la password del keystore.
- Crea un certificato self-signed — la piattaforma genera un keystore per te; indichi password, organizzazione e unità organizzativa.
Firmare un documento
- Seleziona il PDF da firmare dall'archivio dei PDF non firmati.
- Conferma la firma la piattaforma applica il certificato configurato.
- Trova il PDF firmato nell'archivio dedicato ai documenti firmati.
La gestione dei certificati è disponibile anche dal pannello di amministrazione.
Organizza PDF
Il pannello Organizza PDF /userpanel offre una vista avanzata su entrambi gli archivi — PDF e PDF firmati — pensata per le operazioni di riordino su larga scala.
- Crea cartelle sia per i PDF normali sia per quelli firmati.
- Gestisci le cartelle esistenti ed eliminale quando non servono.
- Sposta in blocco i documenti selezionati tra le cartelle.
- Scarica i file selezionati e seleziona/deseleziona tutto con un clic.
- Ordina le tabelle per nome o data.
Si apre in una scheda separata del browser, così puoi tenerlo aperto mentre lavori sulla dashboard.
Ricerca Full-Text
La ricerca full-text /searchpdf scandaglia il contenuto testuale di tutti i tuoi PDF archiviati, non solo i nomi dei file.
- Digita una parola chiave o una frase nella barra di ricerca.
- Consulta i risultati elencati nella tabella «PDF Trovati».
- Agisci sui risultati direttamente dalla schermata di ricerca.
Sui documenti trovati puoi eseguire le stesse operazioni dell'archivio: scaricare, condividere via email, spostare in un'altra cartella ed eliminare. È anche possibile interrogare un risultato con Friday AI.
Condivisione via Email
Puoi inviare uno o più PDF — firmati e non — direttamente via email dall'interno della piattaforma, senza scaricarli prima.
- Seleziona i PDF da inviare dall'archivio o dai risultati di ricerca.
- Apri la finestra di condivisione e compila i dati del mittente e l'email del destinatario.
- Invia i file partono come allegati dell'email.
Durante l'invio i documenti vengono decifrati solo in memoria e mai scritti in chiaro su disco. Il server SMTP è configurabile dall'amministratore.
Friday — l'Assistente AI
Friday è l'assistente AI integrato in PDF Manager Cloud. È basato su
Ollama con il modello pdfmanager e gira interamente sul tuo
server: nessun documento lascia mai la tua rete e non viene usata alcuna API
cloud esterna.
Interrogare i tuoi documenti
- Apri Friday dal menu utente o dal pulsante dedicato.
- Seleziona uno o più PDF dal tuo archivio che faranno da contesto alla conversazione.
- Fai domande in linguaggio naturale su clausole, numeri, scadenze, confronti.
- Leggi la risposta in tempo reale il testo appare via streaming mentre Friday elabora.
Funzioni della chat con Friday
- Contesto pagina — opzionalmente Friday può considerare il contenuto della pagina su cui ti trovi.
- Copia ultima risposta — copia negli appunti l'ultimo messaggio dell'AI.
- Salva chat come testo — esporta la conversazione in un file di testo.
- Salva chat come PDF — esporta la conversazione in un documento PDF.
- Sintesi vocale (TTS) — fa leggere ad alta voce le risposte.
- Cronologia di sessione — la conversazione viene conservata per la durata della sessione.
Friday è ottimizzato per l'esecuzione locale: un meccanismo di warmup automatico tiene il modello sempre pronto, così le risposte restano rapide anche su server senza GPU.
Chat tra Utenti
Oltre a Friday AI, la piattaforma include una chat in tempo reale /chat che permette agli utenti di scriversi tra loro.
- Utenti online — un pannello laterale mostra chi è collegato in quel momento.
- Conversazione 1-a-1 — seleziona un utente dalla lista e inizia a scrivere.
- Messaggistica istantanea — i messaggi arrivano in tempo reale grazie alla connessione WebSocket.
- Cronologia — i messaggi scambiati restano consultabili.
La chat condivide la stessa finestra di Friday AI: puoi passare dall'assistente intelligente alla conversazione con i colleghi senza cambiare pagina.
Profilo Utente
Cliccando sulla tua foto profilo apri il pannello del profilo, dove puoi gestire i tuoi dati personali.
- Foto avatar — carica e aggiorna l'immagine del profilo; un'anteprima mostra il risultato prima del salvataggio.
- Dati personali — nome, cognome, email e azienda di appartenenza.
- Reimposta password — cambia la password direttamente dal profilo indicando la nuova password e la sua conferma.
Scorciatoie da Tastiera
Le seguenti scorciatoie sono disponibili negli editor Crea PDF e Foglio di Calcolo:
| Scorciatoia | Azione |
|---|---|
| Ctrl+Z | Annulla l'ultima modifica |
| Ctrl+Y | Ripeti la modifica annullata |
| Ctrl+B | Grassetto |
| Ctrl+I | Corsivo |
| Ctrl+U | Sottolineato |
| Ctrl+L | Allinea a sinistra |
| Ctrl+E | Centra il testo |
| Ctrl+R | Allinea a destra |
| Ctrl+J | Giustifica il testo |
Pannello di Amministrazione Solo Admin
Il pannello di amministrazione /administration
è riservato all'utente administrator e raccoglie tutti gli strumenti
di configurazione della piattaforma.
Funzioni disponibili
| Funzione | Descrizione |
|---|---|
| Reimposta password Administrator | Cambia la password dell'account amministratore. |
| Two Factor Authentication | Attiva o disattiva il 2FA, a livello globale o per singolo utente. |
| Cambia Credits | Modifica il numero di credits assegnati, con finestra di conferma. |
| Crea Azienda | Registra una nuova azienda all'interno della piattaforma. |
| Invita Utenti | Invia inviti via email; l'username viene generato come iniziale.cognome. |
| Gestione Certificato | Carica un certificato o crea un certificato self-signed. |
| Carica Logo | Personalizza il logo mostrato nella piattaforma. |
| Configura Email | Accede alle impostazioni del server SMTP (vedi sezione dedicata). |
| Aggiornamenti | Verifica la disponibilità di aggiornamenti e li applica. |
| Riavvio Tomcat | Riavvia il server applicativo quando una modifica lo richiede. |
Invitare nuovi utenti
Poiché la registrazione autonoma non è disponibile, l'invito degli utenti è l'unico modo per creare nuovi account. L'amministratore può invitare utenti per qualsiasi azienda configurata in PDF Manager Cloud: è sufficiente selezionare l'azienda di destinazione al momento dell'invito.
- Registra l'azienda se non è ancora presente, usa «Crea Azienda».
- Indica email, nome, cognome e azienda del nuovo utente, scegliendo tra le aziende disponibili.
- Invia l'invito il sistema crea l'account e genera l'username nel formato
iniziale.cognome. - L'utente conferma via email e completa l'attivazione scegliendo le proprie credenziali.
Operazioni come il riavvio di Tomcat o l'applicazione di un aggiornamento interrompono temporaneamente il servizio per tutti gli utenti: pianificale in orari a basso traffico.
Gestione Utenti Solo Admin
La pagina Gestione Utenti /gestionutenti elenca tutti gli utenti registrati e permette di amministrarli, oltre a gestire i loro archivi.
Azioni sugli utenti
- Cambia password — imposta una nuova password per l'utente selezionato.
- Blocca utente — sospende l'accesso di un utente.
- Elimina utente — rimuove definitivamente l'account.
Gestione archivi utenti
- Comprimi e scarica — crea un archivio compresso della cartella di un utente.
- Elimina cartella — rimuove la cartella di un utente dal server.
L'eliminazione di un utente o di una sua cartella è irreversibile: assicurati di aver effettuato un backup, se necessario.
Configurazione Email Solo Admin
La pagina Configura Email /configuraemail consente di impostare il server SMTP usato dalla piattaforma per inviare email di attivazione, recupero password e condivisione documenti.
- Inserisci i parametri SMTP host, porta, credenziali e impostazioni di sicurezza.
- Salva la configurazione le impostazioni vengono memorizzate.
- Riavvia quando richiesto alcune modifiche richiedono il riavvio del server per avere effetto.
Se la pagina segnala «Riavvio necessario», usa il comando di riavvio integrato e attendi che il servizio torni disponibile.
Sicurezza e Privacy
La protezione dei dati è un principio fondante di PDF Manager Cloud. Ecco le garanzie principali della piattaforma:
🔒Cifratura AES-256
Tutti i PDF sono cifrati con AES-256-GCM sul server. La decifratura avviene solo in memoria, al momento dell'uso.
🛡️Autenticazione 2FA
L'accesso può essere protetto con autenticazione a due fattori basata su codici TOTP temporanei.
🏠AI 100% locale
Friday gira con Ollama sul tuo server: nessun documento viene mai inviato a servizi cloud esterni.
📭Nessun dato in chiaro
Durante condivisione e download i file non vengono mai scritti in chiaro su disco.
Nessun dato esce dalla tua infrastruttura: l'intera suite — archiviazione, elaborazione e intelligenza artificiale — funziona on-premise.
Hai bisogno di aiuto?
Per supporto, personalizzazioni o domande puoi scrivere a fabio.tufi@libero.it oppure usare il modulo di contatto sul sito principale.